Se você acompanha os nossos conteúdos, já conhece a metodologia OKR e sua importância dentro de qualquer estratégia de gestão de metas e objetivos, assim como na execução de um bom planejamento estratégico.
Muitas empresas ainda encontram desafios ao implementar os OKRs em sua organização, e uma das maiores dificuldades está em realizar as reuniões de acompanhamento dos objetivos e resultados de forma eficiente.
Sem reuniões eficazes (ou check-ins, como conhecido na metodologia) os OKRs perdem efetividade. Por isso, é tão essencial que líderes e gestores estejam preparados para fazer uma reunião de OKR assertiva e eficiente.
Mas o que faz parte de uma boa reunião de check in? Quais as boas práticas para que esses encontros sejam proveitosos? Esse artigo é justamente sobre isso. Boa leitura!
O que é uma reunião de check in semanal de OKR?
O objetivo de uma cerimônia de check in semanal de OKR é compartilhar resultados e sinalizar dificuldades para que elas possam ser endereçadas e tratadas em reuniões específicas de trabalho.
Não é o objetivo da reunião discutir e resolver os problemas de cada OKR. Essa é uma cerimônia de compartilhamento e não de resolução de problemas.
Como é uma reunião de check in?
A agenda da reunião é incrivelmente simples:
Todo participante (geralmente liderados do(s) líder) (es) tem um time box ou painel bem definido para apresentar os seus resultados em um formato bem específico. No nosso caso usaremos o template em Excel.
Este é o processo em que cada pessoa responsável pelo OKR o atualiza de acordo com 3 eixos de check-in: execução, resultado e perspectiva.
– Na fase de execução, ocorre a atualização do que foi ou não executado do plano de ação definido no início do ciclo. Casa responsável pelo okr apresenta o que foi feito desde a última reunião.
– Após isso, faz-se necessário mensurar a atualização dos resultados que vêm sendo atingidos e analisar se eles estão próximos de serem atingidos. O responsável atualiza a porcentagem do progresso.
– O último check-in é a análise de perspectiva, onde deve ser analisado se o OKR será atingido no prazo estipulado ou não. – Se temos muitos indicadores para avaliar, recomendamos focar apenas nos OKRs/Projetos que estão “fora dos trilhos” em vermelho no farol.
– O último check-in é a análise de perspectiva, onde deve ser analisado se o OKR será atingido no prazo estipulado ou não. – Se temos muitos indicadores para avaliar, recomendamos focar apenas nos OKRs/Projetos que estão “fora dos trilhos” em vermelho no farol.
Dicas para uma boa reunião de OKR
Essas dicas irão nos ajudar a fazer um check-in mais assertivo e eficiente:
1. Prepare-se
É importante ter algo pré estruturado, principalmente, se você é um gestor ou líder. O que você quer falar, apresentar na reunião?
Pense em quais os pontos precisam ser alinhados no momento, quais os erros e acertos do time ou da ação ou projeto que está trabalhando.
É legal também trazer pautas que já foram conversados nas reuniões anteriores e entender se houve alguma mudança ou melhoria. É recomendado escrever uma ata a cada reunião.
2. Envolva todos os colaboradores do time
Não tente dominar a reunião, isso faz com que os colegas não tenham espaço de fala. E deixar de ouvir o que seu time tem para dizer acaba defasando a metodologia OKR.
3. Seja direto e objetivo
A reunião de OKR não precisa ser algo longa e maçante. Pode parecer uma tarefa difícil, mas o ideal é que esse encontro seja direto e objetivo. Isso porque quanto mais tempo a reunião durar, mais os colaboradores acabam se dispersando.
É importante que você esteja preparado para gerir o tempo e manter o foco no que realmente importa.
É importante que você esteja preparado para gerir o tempo e manter o foco no que realmente importa.
4. Use a tecnologia ou ferramentas a seu favor
Use a tecnologia a seu favor, busque uma plataforma de gestão de metas que seja simples, fácil e intuitiva para otimizar seu tempo e todo o processo. Podemos trabalhar também com planilha de Excel e templates mais simples, desde que os objetivos e resultados chaves possam ser mensurados facilmente.
5. Cadência
Monitorar os OKRs não é fácil. Mais importante ainda que a fase de planejamento é a fase de monitoramento dos OKRs.
É na fase de monitoramento que os OKRs produzem seus maiores benefícios na organização. Muitas empresas acabam abandonando a metodologia nessa etapa, e falham em ter os maiores benefícios da prática.
A Co-Viva ajuda muitas empresas e departamentos anualmente a cocriarem um planejamento estratégico inovador, de forma colaborativa e com metas e KPI’s muito claros. Para mais detalhes, entre em contato com a nossa equipe no oi@co-viva.com.
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Itamar Olimpio é fundador da consultoria de inovação corporativa CO-VIVA. É professor de inovação e empreendedorismo em MBA’s na FIAP e no SENAC, e professor convidado de Inovação do MBI, (Master Business Innovation) da UFSCar (Universidade Federal de São Carlos), além de mentor da aceleradora de startups da FIAP, Amplifier e no Hub Inovativa. É mestre em Inovação de negócios pela Imagineering Academy, da Breda University na Holanda, onde também leciona como professor convidado.
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